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Hay varias maneras de usar el Culture Design Canvas que van más allá de mapear una cultura existente o diseñar el estado futuro. Sin embargo, hay varios modos de aplicarlo de modo más regular.

Muchos de las maneras que compartiré surgieron de distintos usuarios a nivel mundial una vez que empezaron a implementar el Canvas con sus organizaciones o clientes.

1. Mapear la Cultura Organizacional  

Mapear la cultura existente

Esta es la manera más corriente en que las empresas usan el CDC. Básicamente para poder visualizar su cultura actual en una sóla página.

El Culture Design Canvas es una herramienta fácil de usar que permite poner la cultura en palabras; nos ayuda a generar claridad y alineamiento así como identificar áreas de oportunidad.

Diseñar una nueva cultura

Equipos o startups están aplicando el CDC para diseñar su cultura. Pero, también sirve para aquellas organizaciones que carecen de una cultura saludable o clara.

Contar con una sola página para mapear el estado futuro ayuda a priorizar qué elementos deben atacarse primero.

Nutrir la cultura organizacional

La cultura organizacional evoluciona, no es algo estático. El CDC permite mantener un diálogo constante para refrescar los elementos que sean necesario.

Retrospectiva Cultural

Una vez que la cultura ha sido mapeada, el CDC funciona como una herramienta para poder revisar evoluciones, reflexionar sobre acciones pasadas e identificar progresos.

Algunos equipo lo usan como un dashboard asignando resultados concretos esperados a los bloques principales.

2. Crear un lenguaje común

En muchas compañías, la cultura es expresada de modo vago o poco claro. A veces carecen de elementos claves tales como un propósito o valores, generando confusión.

Un efecto inmediato de mapear la cultura con el CDC es poder crear un plano que permite emplear un leguaje común. Los 10 bloques permiten que los empleados describan la cultura de manera más concreta así como enfocarse en qué funciona y qué no.

Esto facilita conversaciones más regulares acerca de la cultura organizacional, especialmente de aquellos elementos que pueden modificarse más seguido (ej: rituales de equipo).

Tener un lenguaje común facilita conversaciones. También nos invita a ser más estratégicos y enfocados. No sólo se discuten los valores, por ejemplo, sino acciones a tomar también. El CDC invita a que la gente solicite feedback, tener reuniones más productivas, o mejorar la toma de decisiones.

3. Diseñar la cultura de un equipo

El CDC sirve para mapear la cultura laboral, no está limitado a la cultura de la empresa sino que también sirve para diseñar la cultura de un equipo u otras subculturas.

Múltiples compañías han empezado a diseñar la cultura de sus equips utilizando el CDC. Al crear un mapa de su subculturas, puedan incrementar el nivel de cohesión y alineamiento.

Estudios demuestran que las personas se relacionan más fuertemente con sus equipos más inmediatos. Somos tribales por naturaleza, cuanto más pequeño el grupo, mayor es la afiliación.

Por ejemplo, un startup de Chicago, en el negocio de alimentación, acaba de consolidar su sus departamentos de innovación y marketing bajo un mismo líder. Facilitando una sesión con los participantes de los equipos, se pudo integrar los elementos de ambos grupos y consolidar la cultura deseada. Al involucrar a la gente en el ejercicio, los participantes sintieron que eran escuchados y que estaban codiseñando la cultura del nuevo equipo versus que viniera impuesta por el nuevo líder.

La cultura de un equipo debe complementar la de una organización pero sin oponerse a ella. La idea no es crear silos, sino encontrar el balance en que los equipos estén alineados con la cultura madre pero tengan espacio para desarrollar ciertas prácticas a su manera.

4. Generar alineación

Sin claridad no puede haber alineamiento. El hecho de contar con un mapa de la cultura en una página facilita el entendimiento y elimina malinterpretaciones.

Hay compañías que, si bien cuentan con documentos que establecen cómo es su cultura, han descubierto que el Culture Design Canvas facilita la comprensión. La gente reacciona mejor a un elemento visual y simple. Especialmente, cuando se pueden crear versiones interactivas del canvas que permiten ver la síntesis pero después clickear y profundizar en cada sección.

El hacer el CDC visible a toda la organización facilita el alineamiento. Básicamente, porque no sólo permite recordarnos cuáles son los valores y propósito, sino que también que hace presente los comportamientos esperados y prácticas que la compañía premia.

5. Descubrir gaps

La cultura de una organización no es algo monolítico. Hay varios factores en juego que generan dinámicas y variciones produciendo gaps entre cómo es la cultura y cómo la gente la percibe.

Los ejecutivos senior tienden a tener una visión más positiva de la cultura organizacional, según estudios de Vital Works. Los gaps culturales también pueden estar generados entre departamentos o a lo largo de distintos países o unidades de negocio en compañías internacionales o grandes, respectivamente.

Al mapear la cultura utilizando el Culture Design Canvas con distintos grupos, las compañías pueden identificar gaps, entender qué los genera, y proceder a zanjas las diferencias.

Uno de los problemas más críticos que hemos descubierto es relacionado con los comportamientos que la compañía (realmente) premia. Por ejemplo, muchas organizaciones promueven la colaboración de manera abierta y frecuente, sin embargo terminan dando un aumento salarial o un puesto más alto a ejecutivos que son individualistas o esconden información. Al final del día, la gente toma como válido el comportamiento real, no lo que está escrito en un documento.

Es por eso que la identificación de gaps es algo realmente poderosos que sorprende a muchos ejecutivos. Pero, como les digo a mis clientes, uno sólo puede resolver los problemas que sabe que existen. El problema no es que hayan gaps, sino el no identificarlos y hacer algo al respecto.

6. Mapear Competidores (Freshwatching)

El Culture Design Canvas no sólo puede utilizarse para mapear la cultura propia sino también la de nuestros competidores. En especial, si queremos asegurarnos que la cultura propia sea una ventaja competitiva.

El propósito de analizar la cultura de los competidores es chequear cuán única y competitiva es la cultura, así como buscar inspiración.

Los Holandeses inventaron la técnica de ideación Freshwatching que consiste en mezclar y combinar varios elementos del modelo de negocio de empresas competidoras. La idea no es copiar o robar, sino buscar inspiración.

Ese mismo approach funciona para el diseño cultural. Puedes usar dicha técnica para retar el estado actual o como inspiración para diseñar una nueva cultura o el futuro estado. El hecho de revisar y comparar los elementos principales que componen otras culturas genera conversaciones muy enriquecedoras e entretenidas.

No sugiero mapear todos los competidores o copiar lo que hacen otros. Este ejercicio está pensado para ayudarnos a encontrar oportunidades, especialmente cuando el equipo se siente atascado.

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7. Romper la división entre viejos y nuevos elementos

Normalmente, las fuerzas y perspectivas de nuevos integrantes chocan contra integrantes que han estado bastante tiempo. El choque entre tradicionalistas y los nuevos pone la identidad de la organización a prueba. Los que quieren cambiar o innovar se enfocan en el pasado, los que quieren sentir que pertenecen se preocupan por preservar el pasado.

Lo mismo ocurre con las divisiones generacionales. Frecuentemente, las perspectivas e ideas de los jóvenes son resistidas. Del mismo modo, los empleados de mayor edad también se sienten ignorados, dejados de lado, porque sus primeras experiencias fueron antes de la Internet.

Entonces, ¿Cómo integrar elementos en conflicto? Las organizaciones necesitan integrar nuevas habilidades y perspectivas con la sabiduría de aquellos que han sobrevivido muchas crisis o conocen muy bien el negocio.

El CDC promueve un “yes, and…” approach; la idea es integrar puntos de vista opuestos viéndolos como complementarios en vez de elegir uno u otro bando. Eso no significa que todo vale sino enfocarnos en identificar y seleccionar lo mejor de cada ‘mundo.’

La facilitación del Culture Design Canvas es una experiencia de co-creación que invita a que todos contribuyan. En vez de promover polarización, busca integrar ideas convergentes identificando la complementariedad.

8. Comprender las expectativas de potenciales candidatos

Siempre es interesante ver cómo la gente experimenta y encuentra nuevas maneras de utilizar el CDC. Esta aplicación la aprendí dialogando con una firma de headhunters de Inglaterra.

Normalmente, las compañías utilizan su cultura para atraer nuevos empleados. No hay nada malo al respecto. Lo único es que, al tratar de ‘vender’ la cultura, se olvidan de entender las expectativas de los candidatos que están entrevistando. La idea de este ejercicio es entender qué tipo de cultura es buena para el entrevistado en particular.

En Collabz, utilizan el CDC para entender en qué tipo de cultura una persona funciona mejor. Le dan un Canvas vacío a los candidatos y le piden que llenen con la cultura ideal, aquella en la que ellos podrían funcionar a su potencial total.

Para inspirar al candidato, los entrevistadores le piden, “Piensa en qué tipo de cultura te gusta trabajar. ¿En qué ambiente te sientes más libre de ser tú mismo? ¿Qué elementos culturales te permiten hacer tu mejor trabajo?

Luego, el entrevistador escucha lo que el candidato completó y le comparte el CDC de la empresa que está buscando. Esto genera una conversación abierta que, no sólo permite identificar el nivel de afinidad, sino también conocer mucho mejor al candidato. La idea no es buscar un perfect fit entre ambos canvases sino identificar áreas comúnes, ver si la cultura de la empresa es buena para el potencial empleado, y descubrir elementos que el nuevo empleado puede sumar a la cultura existente.

9. Integración de nuevos empleados

El contar con un mapa cultural en una sola hoja facilita explicar la cultura organizacional a nuevos empleados. Es una forma más humano y simple que un PowerPoint u otros documentos, promoviendo diálogo.

Utilizar Prezi  facilita navegar en profundidad y de manera no estructurada la cultura. El nuevo empleado puede revisar la presentación cuando quiera, en sus propios términos y familiarizarse a su ritmo.

Imprimir una copia del CDC es otra buena práctica. El empleado puede pegarla en su lugar de trabajo para tenerla visible. También es una forma de iniciar conversaciones con otros colegas. Por ejemplo, si tiene dudas si la compañía realmente vive los valores, hay un ritual que no entiende, o hasta proveer ojos críticos a la cultura organizacional.

El CDC es una manera participativa de integrar a los nuevos empleados a nueva cultura  para que puedan hacerla propia.

10. Identificar Tensiones Culturales

La cultura de cualquier organización está en constante evolución; los ejecutivos deben entender que el diseño cultural no es una actividad que se lleva a cabo una única vez, sino que requiere de constante mantenimiento y cuidado.

En momentos de cambio significativo, 77% de los empleados experimenta tensiones culturales, de acuerdo a estudios realizados porGartner. Prioridades que se superponen, mindsets limitantes, o falta de claridad, por ejemplo, pueden trabar a un equipo.

¿Debe la gente priorizar velocidad o calidad? ¿Qué comportamientos estamos premiando o castigando? ¿Estamos siendo consistentes y coherentes con nuestros valores?

El Canvas de Tensiones culturales juega un papel importante en el toolkit de diseño cultural. Nos permite identificar tensiones culturales y atacarlas a tiempo.

Recuerdo un caso trabajando con una empresa de salud. El Canvas de Tensiones Culturales permitió destrabar al equipo y fomentar conversaciones muy interesantes y profundas. El conectarse con las emociones, mindsets, y comportamientos – tantos los que mueven adelante como los que limitan – el equipo empezó a ser más consciente de qué elementos adoptar y cuáles abandonar.

an example of how to use the cultural tensions canvas

11. Integrar un nuevo líder

La cultura de una compañía es frágil y no puede ser controlada. Es como una bestia que requiere ser domesticada pero requiere libertad para crecer y desarrollarse. Desafortunadamente, el deseo de los líderes por generar cambios inmediatos termina generando el efecto contrario.

Como G.K. Chesterton dijo, “Nunca demuelas una cerca hasta saber la razón por la cual había sido construída en primer lugar.”

Al igual que con un nuevo empleado, podemos usar el CDC para explicarle a un nuevo líder de manera visual y al punto, de qué se trata la cultura existente. La idea es que el nuevo ejecutivo se familiarice con los distintos elementos y bloques antes de empezar a realizar cambios. La idea no es “no demoler ninguna cerca” sino saber cuáles y por qué.

Nuevos ejecutivos también usan el CDC para iniciar conversaciones con sus subordinados o equipos. El tener un lenguaje compartido facilita el diálogo y hace menos intimidante la discusión.

12. Fusiones y Adquisiciones

Hay muchos factores que pueden poner en riesgo una fusión o adquisición. Pero, una vez que el acuerdo ha sido sellado, el elemento determinante para que la nueva relación funcione o fracase es la cultura.

En un estudio realizado por Bain, el choque entre culturas aparece como la razón principal por el cual muchos acuerdos de M&A no dan los resultados o retornos esperados.

De acuerdo a ejecutivos que han estado envueltos en múltiples fusiones de compañías, los principios, valores, y maneras de trabajo generan conflictos en ambos lados. El choque de culturas hace casi imposible que dos compañías operen como una.

Una empresa de consultoría Australiana especializada en Adquisiciones y Fusiones, utiliza al Culture Design Canvas para evaluar posibles choques culturales antes de que ocurran. A veces, los descubrimientos pueden cancelar un posible acuerdo. También usan el CDC para facilitar la integración de ambas culturas, entiendo áreas de conflicto y ver cómo integrar ambas culturas sin que nadie siente que la otra parte está conquistando o siendo conquistada.

Al comprar una empresa no sólo adquirimos sus productos o modelo de negocio, sino también su cultura. El caso de negocios debe contemplar la compatibilidad cultural, no sólo el ingreso adicional a generar. No se pueden forzar a dos culturas a que trabajen juntos si no quieren o se ha diseñado el proceso.

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